n8n vs. Make vs. Zapier: welches Werkzeug passt zu Ihnen?

Zapier ist am schnellsten eingerichtet, speichert Daten aber nur in den USA. Make bietet ein Rechenzentrum in der EU und einen Editor, der auch verzweigte Abläufe übersichtlich zeigt. n8n ist als einziges der drei Werkzeuge auf einem eigenen Server zu betreiben und passt deshalb, sobald Kundendaten oder interne Systeme im Spiel sind und jemand den Server pflegt. Für einfache Abläufe ohne heikle Daten reicht oft Zapier oder Make.

Wir arbeiten selbst mit n8n, es ist das Standardwerkzeug unserer KI-Automatisierung im Mittelstand. Für viele Abläufe sind Make oder Zapier trotzdem die passendere Wahl, und unten steht, wann.

n8n, Make und Zapier im Vergleich

Aktuelle Preise stehen auf den Seiten der Anbieter.

Wo Ihre Daten liegen

Für viele Betriebe entscheidet diese Frage, bevor es um Funktionen geht. Durch einen typischen Ablauf laufen Namen, E-Mail-Adressen und der Freitext von Kundenanfragen, also personenbezogene Daten.

Zapier beantwortet die Frage in seinem eigenen Data Privacy Overview knapp: Daten liegen auf AWS-Servern in den USA, und eine Speicherung nur in der EU unterstützt Zapier nicht. Die Übermittlung stützt Zapier auf seine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Rechtlich ist das zulässig. Das Vorgängerabkommen Privacy Shield hat der Europäische Gerichtshof 2020 allerdings gekippt, und wer Kundendaten über US-Server leitet, sollte diese Abwägung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten festhalten.

Make lässt Sie beim Anlegen einer Organisation zwischen einem Rechenzentrum in den USA und einem in der EU wählen. Nach der Hilfe von Make lässt sich der Standort danach nicht mehr ändern. Wer aus Versehen in der US-Zone angefangen hat, legt eine neue Organisation an und baut seine Abläufe dort neu. Make läuft laut seiner Sicherheitsseite auf Amazon AWS. Die Daten bleiben mit der EU-Zone in der EU, mit Amazon steht aber ein US-Konzern in der Kette.

n8n gibt es in zwei Formen. Die n8n Cloud läuft nach Angaben von n8n auf Microsoft Azure in der EU, auch hier mit einem US-Konzern als Unterauftragsverarbeiter. Die Community Edition betreiben Sie auf einem Server Ihrer Wahl, bei einem europäischen Rechenzentrumsbetreiber oder bei Ihnen im Haus (n8n-Doku zum Hosting). Dann sieht n8n als Firma keine Daten aus Ihren Workflows. Die Details, inklusive Verträgen und Updates, stehen im Ratgeber n8n DSGVO-konform betreiben: selbst hosten oder Cloud?

Bei allen drei gilt: Sobald ein Ablauf ein Sprachmodell einbindet, gehen die übergebenen Daten an dessen Anbieter. Der Serverstandort des Automatisierungswerkzeugs ändert daran nichts. Ob ein Ablauf feste Schritte braucht oder einen KI-Agenten, der selbst entscheidet, sollten Sie vor der Werkzeugwahl klären. Dabei hilft der Ratgeber KI-Agent oder feste Regel.

Bedienung: wer baut, wer pflegt

Zapier ist für Menschen gebaut, die nicht programmieren. Ein Zap beginnt mit einem Auslöser, etwa einer neuen Zeile in Google Sheets, und führt dann Aktionen aus. Unübersichtlich wird es, wenn ein Ablauf viele Sonderfälle bekommt.

Make zeigt einen Ablauf als Diagramm auf einer Fläche. Verzweigungen, Schleifen über Listen und Fehlerwege sieht man auf einen Blick. Für Teams, die selbst bauen und dabei mehr als Wenn-dann-Ketten brauchen, ist das oft der beste Kompromiss.

n8n sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie Make, setzt aber mehr voraus. Wer mit Datenstrukturen, Schnittstellen und Fehlermeldungen nichts anfangen kann, kommt langsamer voran. Dafür kann n8n eigenen Code ausführen, in JavaScript oder Python (Code-Knoten), jede Schnittstelle direkt ansprechen und, selbst gehostet, auch Systeme in Ihrem internen Netz erreichen, die nie ans Internet angeschlossen werden sollen. Für eine Warenwirtschaft im Keller oder eine alte Branchensoftware ist das oft der entscheidende Punkt.

Wichtiger als die Frage, wer am schnellsten baut, ist die Frage, wer den Ablauf in zwei Jahren versteht. Ein Zap, den eine Kollegin aus dem Marketing gebaut hat und der nach ihrem Wechsel niemandem mehr gehört, fällt irgendwann aus, ohne dass es jemand merkt. Egal mit welchem Werkzeug: Jeder Ablauf braucht eine verantwortliche Person und eine kurze Beschreibung.

Abrechnung: was gezählt wird

Die drei Anbieter zählen unterschiedlich, und das wirkt sich stärker aus als der Grundpreis.

Bei Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als ein Task. Das Prüfen auf neue Daten verbraucht keine Tasks, wie Zapier auf seiner Preisseite erklärt. Make rechnet in Credits ab. Ein Modul ohne KI verbraucht pro Durchlauf eine Operation, also einen Credit, bei KI-Modulen kommen Token hinzu (Make-Hilfe zu Credits). Die n8n Cloud zählt Ausführungen: Ein Durchlauf des ganzen Workflows zählt einmal, egal wie viele Schritte er hat (n8n-Preisseite). Selbst gehostet zählt die Community Edition gar nicht, dafür tragen Sie Server und Pflege.

Ein Rechenbeispiel in Zähleinheiten: Ein Ablauf verarbeitet 50 Rechnungen am Tag, je Rechnung mit sechs Schritten. Bei Zapier sind das bis zu 300 Tasks am Tag, bei Make in einer ähnlichen Größenordnung an Credits, in der n8n Cloud 50 Ausführungen, wenn jede Rechnung einen eigenen Durchlauf startet. Bei wenigen kurzen Abläufen spielt das kaum eine Rolle. Bei vielen Schritten und großen Mengen wird es zum Hauptkriterium. Wie so ein Rechnungsablauf aufgebaut ist, steht im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten.

Wann welches Werkzeug passt

Zapier passt, wenn ein kleines Team Cloud-Programme verbinden will, die Daten nicht heikel sind und US-Hosting nach Ihrer Abwägung vertretbar ist. Beispiel: Neue Webinar-Anmeldungen landen automatisch in einer Tabelle und im Newsletter-Programm.

Make passt, wenn das EU-Rechenzentrum reicht, die Abläufe Verzweigungen haben und Ihr Team selbst bauen will, ohne einen Server zu betreiben.

n8n passt, wenn

• Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse durch die Abläufe laufen und Sie den Datenort selbst bestimmen wollen,
• interne Systeme angebunden werden, die nur im eigenen Netz erreichbar sind,
• Abläufe viele Schritte haben oder große Mengen verarbeiten,
• eigener Code nötig ist, etwa für eine Prüfung, die kein fertiger Baustein kann,
• jemand den Server betreibt, intern oder ein Dienstleister.

Fehlt der letzte Punkt, ist die n8n Cloud oder Make die ehrlichere Wahl. Ein selbst gehostetes n8n, das niemand aktualisiert, ist riskanter als ein ordentlich betriebener Cloud-Dienst.

Das prüfen Sie selbst

• Welche Abläufe laufen heute schon, und wer ist für jeden einzelnen verantwortlich?
• Laufen Kundendaten durch einen dieser Abläufe, und steht das im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
• Wie viele Tasks, Credits oder Ausführungen verbrauchen Ihre Abläufe im Monat? Die Zahl zeigt das Konto beim Anbieter.
• Wenn Sie Make nutzen: Liegt Ihre Organisation in der Zone USA oder EU?

Wechseln: wie fest Sie sich binden

Abläufe lassen sich zwischen den drei Werkzeugen nicht verlässlich übertragen. Wer wechselt, baut neu, und der Aufwand wächst mit jedem Ablauf, der seit Jahren mitläuft. Bei n8n lassen sich Workflows als JSON-Datei exportieren (n8n-Doku zu Export und Import), versionieren und auf eine andere n8n-Instanz umziehen, etwa von der Cloud auf einen eigenen Server. Das bindet Sie an n8n, aber nicht an einen bestimmten Betreiber.

So betreiben wir es

Wir arbeiten mit n8n, weil die meisten unserer Abläufe Kundendaten berühren und an bestehende Software angebunden werden, oft an Systeme ohne öffentliche Schnittstelle. In Ihren Projekten läuft n8n standardmäßig auf Servern in der EU, auf Wunsch bei Ihnen im Haus. Welche Dienste beteiligt sind, auch beim Sprachmodell, steht vor dem Start in der Liste der Unterauftragnehmer zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung. In jedem Ablauf gilt Regel vor Modell, und wo ein Fehler echten Schaden anrichten würde, gibt ein Mensch frei. Workflows, Code und Konten gehören Ihnen, und die Dokumentation schreiben wir so, dass auch ein anderer Dienstleister damit weiterarbeiten kann. Wie wir n8n an Ihre bestehenden Programme anbinden, steht unter Softwareentwicklung und Integrationen. Soll ein Ablauf Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantworten, lesen Sie weiter im Ratgeber KI mit eigenen Unternehmensdaten.

Wenn Sie gerade zwischen den drei Werkzeugen schwanken oder schon Zaps und Szenarien im Einsatz haben, die gewachsen sind: In einem 15-Minuten-Gespräch sehen wir uns an, welche Daten durch Ihre Abläufe laufen und wer sie pflegen soll. Danach wissen Sie, welches Werkzeug zu Ihrem Betrieb passt, auch wenn es nicht n8n ist.