KI-Automatisierung für den Mittelstand

Was ist KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung heißt: Software übernimmt wiederkehrende Abläufe im Betrieb, und ein Sprachmodell kommt nur bei den Schritten dazu, in denen Text verstanden werden muss, etwa bei einer frei formulierten Anfrage oder einem gescannten Dokument. Alles andere erledigen feste Regeln, die man nachprüfen kann.

Welche Prozesse wir automatisieren

Bei KI-Automatisierung im Mittelstand geht es meistens um einzelne Abläufe, die jede Woche Zeit kosten: Belege, Anfragen, Berichte und Daten, die von Hand zwischen Systemen wandern. Dafür bauen wir zwei Arten von Lösungen.

KI-Agenten und eigene KI-Systeme

Wir bauen KI-Systeme für Ihren Betrieb: Agenten, die Anfragen vorqualifizieren, Dokumente auslesen und einordnen oder einen Vorgang über mehrere Systeme hinweg abwickeln. Soll ein System Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantworten, nutzen wir RAG (Retrieval-Augmented Generation): Das Sprachmodell sucht zuerst die passenden Stellen in Ihren Dokumenten und antwortet dann auf dieser Grundlage. Jedes System hängt an Ihrer bestehenden Software und hat feste Grenzen. Wie wir Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Software programmieren, steht unter Softwareentwicklung & Integrationen. Für Anwaltskanzleien gelten besondere Regeln, die Antwort steht in den häufigen Fragen unten.

Workflow-Automatisierung mit n8n

Unser Standardwerkzeug dafür ist n8n. Alles, was nach demselben Muster abläuft, kann ein Rechner übernehmen: der Bericht, der bisher zusammenkopiert wird, die Datenübertragung zwischen zwei Systemen, die Beleg-Verarbeitung, der mehrsprachige Empfang von Anfragen. Wir schneiden die Automatisierung klein und übergeben sie dokumentiert. Ob n8n bei Ihnen im Haus oder in der Cloud laufen sollte, steht in unserem Ratgeber n8n und DSGVO: selbst hosten oder Cloud.

Wann ein Sprachmodell, wann eine feste Regel

Eine feste Regel liefert bei gleicher Eingabe immer dasselbe Ergebnis, und man kann nachlesen, warum. Bei einem Sprachmodell geht das nicht. Deshalb prüft bei uns eine Regel alles, was sich mit einer Regel prüfen lässt.

Ist das System unsicher oder schlägt eine Prüfung fehl, entscheidet ein Mensch. Dieses Prinzip heißt Human-in-the-Loop: Die Software erledigt die Routine und legt alles andere Ihrem Team vor, mit dem Grund, warum sie nicht weiterkommt.

Welche Prozesse zuerst

Wir fangen meistens mit dem Ablauf an, der oft läuft und klar geregelt ist. Vier typische Kandidaten, grob nach Reihenfolge:

1. Datenübertragung und Berichte: Daten von einem System ins andere kopieren oder einen Monatsbericht zusammenstellen. Das erledigt eine feste Regel, ein Sprachmodell braucht es nicht. Passen Zahlen nicht zusammen, bekommt die verantwortliche Person eine Nachricht. Ein guter erster Schritt, weil sich das Ergebnis leicht nachprüfen lässt.
2. Eingangsrechnungen: Feste Regeln für E-Rechnungen im XML-Format, Texterkennung und Sprachmodell für PDFs und Scans, danach wieder feste Prüfregeln. Unklare Belege gehen an die Buchhaltung. Wie das im Detail aussieht, steht weiter unten.
3. Eingang von Anfragen: Ein Sprachmodell liest frei formulierte E-Mails oder Formulare und ordnet sie zu. Findet es keine klare Zuordnung, landet die Anfrage bei Ihrem Team. Die Antwort an den Kunden schreibt oder prüft ein Mensch.
4. Fragen an Ihre eigenen Unterlagen: Ein Sprachmodell mit RAG beantwortet interne Fragen aus Handbüchern oder Verträgen. Das lohnt sich erst, wenn die Unterlagen gepflegt sind, und eine Antwort, die nach außen geht, prüft vorher Ihr Team. Mehr dazu im Ratgeber KI mit eigenen Unternehmensdaten.

So läuft eine Belegautomatisierung

Ein schematisches Beispiel für eine Eingangsrechnung, gebaut mit n8n. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest der Workflow direkt aus dem XML. Bei einer PDF-Rechnung oder einem Scan macht zuerst eine Texterkennung (OCR) den Inhalt lesbar, dann liest ein Sprachmodell Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz aus. Die Schritte passen wir an Ihre Software und Ihre Buchhaltung an, etwa DATEV oder Lexware Office.

Mehr dazu im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisieren. Für personenbezogene Daten in Rechnungen schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wo wir bewusst keine KI einsetzen

Kein Sprachmodell entscheidet bei uns über Beträge, die gebucht werden, über die Freigabe einer Zahlung oder über Änderungen an Verträgen. Ein Modell darf eine Rechnung auslesen. Ob der Betrag stimmt, prüft eine feste Regel, und die Zahlung gibt ein Mensch frei. Auch wo eine feste Regel die Aufgabe allein lösen kann, lassen wir das Modell weg: Die Regel ist billiger im Betrieb und lässt sich nachprüfen.

Was wir nicht versprechen

Wir versprechen keine Wunder und keine „KI-Transformation“. Wenn ein Anwendungsfall nicht trägt, sagen wir es im Erstgespräch, bevor Geld fließt.

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Diese Artikel aus unserem Ratgeber vertiefen einzelne Themen dieser Seite:

• n8n und DSGVO: selbst hosten oder Cloud: wo Ihre Daten liegen und was im Vertrag stehen muss.
• Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten: welche Schritte feste Regeln übernehmen und wo ein Mensch prüft.
• KI mit eigenen Unternehmensdaten: wie RAG funktioniert: wann ein Sprachmodell Ihre Unterlagen sinnvoll nutzen kann.
• n8n, Make und Zapier im Vergleich: welches Werkzeug zu Ihrem Betrieb passt.