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KI-Telefon + Online-Buchung

Ein deutschsprachiger KI-Telefonassistent geht ans Telefon, wenn Sie mit Kundinnen und Kunden beschäftigt sind, und bucht Termine direkt in Ihr Online-Buchungssystem. Komplett eingerichtet in 14 Tagen, zum Festpreis.

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Das Problem

Sie sind in der Behandlung, am Stuhl oder im Gespräch, und das Telefon klingelt. Wer dranbleiben würde, bucht einen Termin. Wer nicht, ruft beim Mitbewerber an. Lokale Praxen und Salons verpassen so 20 bis 40 Prozent ihrer Anrufe. Jeder verpasste Anruf ist im Schnitt ein nicht gebuchter Termin, manchmal ein verlorener Stammkunde.

Die Online-Buchung soll das eigentlich auffangen. In der Realität ist sie oft Telefon-only oder hängt an einem halb fertigen Widget, das vor zwei Jahren jemand eingebaut hat. Ihre Kundschaft will abends um halb elf vom Sofa aus buchen, nicht morgens um neun zwischen zwei Ihrer Termine ans Telefon kommen.

Dazu kommt das tägliche Ärgernis: No-Shows fressen einen messbaren Teil Ihres Umsatzes auf. Vorkasse und Erinnerungen sind seit Jahren möglich, aber nur, wenn jemand sie richtig einrichtet.

Unsere Lösung

Wir richten zwei Werkzeuge gleichzeitig ein, und wir verbinden sie sauber miteinander. Genau darum geht es. Ein deutschsprachiger KI-Telefonassistent (Fonio.ai) geht ans Telefon und schreibt gebuchte Termine direkt in Ihr Online-Buchungssystem (Dr. Flex, samedi, Doctolib oder Shore, passend zu Ihrer Praxis bzw. Ihrem Salon). Kein generischer Webhook, der gelegentlich etwas an Ihren Posteingang schickt. Echte Slot-Vergabe, mit Kenntnis dessen, was schon belegt ist, mit Ihrem Service-Katalog und Ihren Mitarbeiter-Profilen.

Wir bauen alles auf, vom Begrüßungstext über die Anrufabläufe bis zur „Termin buchen”-Verknüpfung in Ihrem Google Business Profile und zur Stripe-Vorkasse gegen No-Shows. Sie zahlen einen Festpreis. Sie behalten die Konten direkt beim Anbieter. Auf die monatlichen Software-Gebühren schlagen wir nichts auf. Und in den ersten vier Wochen prüfen wir gemeinsam jede Woche die Transkripte, damit die KI Ihren Tonfall trifft.

Was es kostet

Setup (Festpreis)

€1.880

Monatliche Betreuung

€248 / Monat

Enthalten:

  • · Discovery-Termin bei Ihnen vor Ort (60 Minuten)
  • · Einrichtung von Fonio.ai als KI-Telefonassistent inkl. Stimmen-Auswahl und Begrüßungstext
  • · Aufbau Ihres Online-Buchungssystems (Dr. Flex, samedi, Doctolib oder Shore, abhängig von Ihrer Praxis bzw. Ihrem Salon)
  • · Service-Katalog mit Behandlungen, Dauern und Preisen, zugeschnitten auf Ihren Betrieb
  • · Mitarbeiter- bzw. Behandler-Profile, Öffnungszeiten, Pausen, Feiertage
  • · Zwei-Wege-Sync mit Outlook, Apple oder Google Kalender
  • · Anrufabläufe für Terminbuchung, Verschiebung, Standardfragen und Eskalation
  • · Direktes Schreiben gebuchter Termine vom KI-Telefon in Ihr Buchungssystem
  • · Buchungs-Widget für Ihre Website (WordPress, Wix, Jimdo, Squarespace, IONOS)
  • · „Termin buchen"-Button im Google Business Profile verknüpfen
  • · Stripe-Vorkasse für No-Show-Schutz und SMS-Erinnerungen 24 h / 2 h vorher
  • · Einstündige Schulung Ihres Teams vor Ort und schriftliches Übergabe-Protokoll

Nicht enthalten:

  • · Monatliche Software-Gebühren für Fonio.ai und das Buchungssystem (Sie zahlen direkt an den Anbieter)
  • · Neue Website oder Redesign Ihrer bestehenden Seite
  • · Anbindung an Abrechnungs- oder Praxisverwaltungssoftware (auf Anfrage)
  • · Mehrsprachige Anrufabläufe über Deutsch und Englisch hinaus
  • · Portierung Ihrer Festnetznummer (in der Regel nicht nötig, wir richten eine Rufumleitung ein)

Wie es abläuft

  1. Schritt 01

    Tag 1–5

    Discovery & Einrichtung

    • · Persönliches Briefing bei Ihnen vor Ort (60 Minuten)
    • · Bestandsaufnahme Anrufvolumen, Buchungsweg und vorhandener Kalender
    • · Empfehlung der passenden Werkzeuge mit Begründung (Fonio.ai plus Dr. Flex, samedi, Doctolib oder Shore)
    • · Anlegen beider Konten und Verbindung mit Ihrem Kalender
    • · Stimmen-Auswahl, Begrüßungstext und Anrufabläufe entworfen

  2. Schritt 02

    Tag 6–10

    Integration

    • · Service-Katalog und Mitarbeiter-Profile vollständig im Buchungssystem
    • · KI-Telefon schreibt gebuchte Termine direkt in das Buchungssystem
    • · KI kennt belegte Slots und vermeidet Doppelbuchungen
    • · Stripe-Vorkasse und SMS-Erinnerungen scharfgeschaltet
    • · Buchungs-Widget auf Ihrer Website eingebaut und „Termin buchen" im Google Business Profile aktiv

  3. Schritt 03

    Tag 11–14

    Go-Live & Schulung

    • · Einstündige Schulung Ihres Teams vor Ort
    • · Soft Launch mit täglicher Transkript-Prüfung in der ersten Woche
    • · Anpassungen aus den ersten echten Anrufen innerhalb von 24 Stunden
    • · Schriftliches Übergabe-Protokoll und Video-Anleitung für die Inhaberin / den Inhaber
    • · Wöchentliche Transkript-Prüfung in den ersten vier Wochen

Für wen es passt, und für wen nicht

Passt für:

  • · Heilpraktiker- und Naturheilpraxen
  • · Physiotherapie-Praxen mit 1–4 Therapeutinnen / Therapeuten
  • · Kleine Zahnarztpraxen (1–3 Stühle)
  • · Friseur-Salons mit 2–6 Plätzen
  • · Kosmetik- und Nagelstudios
  • · Solo-Heilberufler (Osteopathie, Logopädie, Ergotherapie, Hebammen)
  • · Kleine Service-Betriebe mit fester Terminvergabe

Passt nicht für:

  • · Restaurants und Gastronomie (dafür gibt es unseren Quandoo-Wechsel)
  • · Reine Walk-in-Geschäfte ohne Terminbuchung (z. B. Späti, Bäckerei)
  • · Coaches und Beratende ohne klassische Sprechstunde (eine schlankere Lösung mit Cal.com plus Anrufbeantworter passt meist besser)

Welche Werkzeuge wir einsetzen

  • Fonio.ai
  • Dr. Flex
  • samedi
  • Doctolib
  • Shore

Häufige Fragen

Lassen Sie uns 15 Minuten reden.

Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen ehrlich, ob wir helfen können. Wenn nicht, sagen wir Ihnen, wer der bessere Ansprechpartner wäre.

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